De AVG gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers. Systeemtherapie Blik wil voldoen aan deze wet. Daarom word op deze pagina aangegeven welke persoonsgegevens er verzameld worden en hoe deze gegevens gebruikt en beveiligd worden.
Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt.
Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscodes van mijn beroepsverenigingen en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg. Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens:
1. Dossierplicht
Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) ben ik als zorgverlener verplicht een medisch dossier bij te houden.
2. Bewaartermijn
De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 20 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).
3. Beroepsgeheim
Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van een psychosociale of complementaire praktijk zijn via arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.
5. Minderjarigen
Volgens de patiënten rechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarige tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) met gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiënten rechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.
1. Algemeen beleid
Ik ben me ervan bewust dat u vertrouwen stelt in mij. Ik zie het dan ook als mijn verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Systeemtherapie Blik respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en hulpverlening, en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u mij verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.
2. Het gebruik van verzamelde gegevens vanuit het eerste contact
2.1 Het eerste contact:
Wanneer u uzelf aanmeldt voor een van mijn diensten word er gevraagd om uw naam en contactgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om contact met u op te kunnen nemen. De gegevens worden verwijderd zodra het duidelijk is dat u geen diensten van mij af gaat nemen. Ik zal deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover ik beschik.
2.2 Digitale Communicatie
Wanneer u een e-mail of andere digitale berichten naar mij verzendt, is het mogelijk dat ik die berichten bewaar. Soms vraag ik naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen of verzoeken te beantwoorden. Deze berichten worden opgeslagen op een beveiligde server. Ik zal deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover ik beschik.
2.3 Cookies
Ik heb geen cookies (of vergelijkbare technieken) en volg en registreer niet uw zoekgedrag op de website op een manier dat het tot de persoon herleidbaar is. Wel is het mogelijk in het algemeen het aantal bezoekers op de website te volgen.
3. Het gebruik van verzamelde gegevens vanuit een dienstverleningscontact
3.1 Verzamelde gegevens en hun doel
Wanneer we een afspraak maken voor een intake, ontvangt u van mij een intakeformulier. Daarop vraag ik u persoonlijke informatie met mij te delen. Het gaat om de volgende informatie:
Naam, voorletters, geslacht, adres, geboortedatum
Deze informatie gebruik ik om te weten wie u bent. Deze gegevens heb ik ook nodig om een factuur op te kunnen stellen op een wijze waarmee u deze ook in kunt dienen bij de zorgverzekering.
Emailadres en telefoonnummer
Deze informatie vraag ik om u te kunnen bereiken voor het maken of verzetten van afspraken, nader te informeren over veranderingen of vernieuwingen van onze dienstverlening en het digitaal kunnen versturen van een factuur.
Geboorteplaats en indien van toepassing geslacht en leeftijd eventuele kinderen
Deze informatie vraag ik om de achtergrond en context van uw situatie beter te kunnen begrijpen.
De vraag of klacht
Of u eerder of elders in therapie bent (geweest) met dezelfde klacht. Wat u hoopt dat de therapie u gaat brengen. Deze informatie gebruik ik voor een goede gerichte intake en een inschatting te kunnen maken van de problematiek. Tijdens de intake praten we hier samen verder over door en kunt u deze informatie verder toelichten. Met deze informatie kan ik een voor u passend voorstel doen voor een aanpak.
Naam, adres en telefoonnummer van de huisarts
Deze informatie wil ik weten voor geval het echt niet goed met u gaat en er meer zorg nodig is. Ik zal nooit de huisarts informeren zonder voorafgaand overleg en zonder uw toestemming. De enige uitzondering hierop is wanneer u acuut suïcidaal bent. Als we een samenwerking aangaan dan ondertekent u een behandelovereenkomst waarin u hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Middelen die u gebruikt die gerelateerd zijn aan de klachten en/of je emoties beïnvloeden (medicijnen en alcoholgebruik). En ik vraag of er sprake is van geweld in de relatie. Deze informatie geeft mij richting waar ik verder op door kan vragen in de intake om te weten of de therapie aansluit, of dat er vooraf of aansluitend nog iets nodig is zodat we veilig en met goed zicht op eventuele complicaties het therapieproces in kunnen gaan.
Mijn persoonlijke aantekeningen
Wanneer wij met elkaar aan het werk gaan worden van elk gesprek dat wij hebben persoonlijke aantekeningen gemaakt. Op die manier kan de therapeut onthouden wat besproken is en kan een volgende keer daar weer verder op worden doorgewerkt. Deze persoonlijke aantekeningen bewaar ik in een papieren en/of digitaal dossier bij de intakegegevens en de behandelovereenkomst die ik met u sluit, maar maakt geen deel uit van een formeel dossier. Indien u -bijvoorbeeld bij een overstap naar een andere therapeut- wilt dat gegevens worden overgedragen, dan maak ik daarvoor een overdrachtsdocument van het therapieproces.
3.2 Hoe ik deze gegevens bewaar
Ik maak papieren en digitale dossiers aan. Het ingevulde intakeformulier kunt u retour e-mailen, maar kunt u ook uitgeprint meenemen naar de intake. Het intakeformulier en de getekende behandelovereenkomst zijn de basis van een papieren en /of digitale dossier en wordt aangevuld met de (papieren en /of digitale) persoonlijke aantekeningen. Eventuele e -mail uitwisseling tussen ons wat van belang is voor het therapieproces worden digitaal bewaard op een pc met een beveiligde server. Wachtwoorden worden regelmatig gewijzigd. Regelmatig wordt er een kopie van het digitale dossier gemaakt op een externe harde schijf. De externe harde schijf wordt bewaard in een afgesloten dossierkast. Papieren dossiers worden opgeborgen in de beveiligde afsluitbare dossierkast in de praktijkruimte. Wanneer de therapie is afgerond blijft het dossier bewaard voor de duur van de wettelijke bewaartermijn, tenzij u zelf verzoekt het dossier te vernietigen.
3.3 Hoe ik met uw persoonsgegevens omga
De gegevens die ik gebruik zijn alleen bestemd voor de therapie, onze onderlinge communicatie en het factureren van de sessies. Ik verzamel of gebruik nooit ongevraagd informatie voor andere doeleinden zoals onderzoek. Indien onderzoek aan de orde zou zijn, dan vraag ik schriftelijke toestemming om data te mogen verzamelen.
3.4 Inzien, aanpassen of verwijderen van uw gegevens
U kunt altijd uw eigen gegevens inkijken, aanpassen of door mij laten verwijderen. Dit doen we in een direct contact. Wanneer u schriftelijk of per email een verzoek tot verandering of verwijdering van gegevens indient, vraag ik u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Dit om er zeker van te zijn dat het verzoek tot wijziging of vernietiging door u is gedaan. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Ik reageer zo snel mogelijk, maar binnen vier weken op uw verzoek.
3.4 Hoe lang persoonsgegevens bewaren
Systeemtherapie Blik bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Ik hanteer de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
• Standaard persoonsgegevens op de facturen: de fiscale bewaartermijn van 7 jaar
• Bijzondere persoonlijke gegevens verzamelt tijdens consulten: de medische bewaartermijn van 20 jaar
4. Delen van persoonsgegevens met derden
4.1 Delen met niet-hulpverleners
Systeemtherapie Blik verkoopt uw gegevens niet aan derden. Ik werk niet samen met andere organisaties die ook uw gegevens kunnen inzien of verwerken. Uitzondering hierop zijn de gegevens die staan op de facturen, die zouden kunnen worden ingezien door de accountant en de belastingdienst. Echter worden gegevens ter controle door Systeemtherapie Blik in principe geanonimiseerd aangeleverd.
4.2 Delen met andere hulpverleners
Wij deel uitsluitend gegevens van u met derden op verzoek van en in overleg met u, in het kader van collegiale overdracht. Bijvoorbeeld als u een vervolgtherapie wilt bij een andere therapeut, dan overleggen we of, en zo ja welke, gegevens er overgedragen mogen en kunnen worden.
4.3 Delen met uw huisarts
Ik deel informatie over uw actuele psychische gezondheidstoestand met uw huisarts als er sprake is van een zeer ernstige situatie waarbij u een bedreiging bent voor uzelf of anderen. In eerste instantie altijd in overleg met u en als dat niet mogelijk is, dan zonder. Hiertoe geeft u schriftelijk toestemming aan mij in de behandelovereenkomst aan het begin van ons traject.
5. Ten slotte
5.1 Geautomatiseerde besluitvorming
Systeemtherapie Blik neemt geen, op basis van geautomatiseerde verwerkingen, besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. Ik gebruik hier geen computerprogramma’s of -systemen voor.
5.2 Vragen of klachten
Systeemtherapie Blik neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met mij op. Dan kan ik een toelichting geven of waar nodig samen tot een oplossing komen.
Systeemtherapie Blik wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons